Selectează o Pagină

Pentru a citi partea I a acestui articol urmati acest link

Provocarea permanentă

Trebuie să revizuiești email-urile acționabile în mod regulat. Odată ce vei ajunge la “inbox zero”, te vei simți fantastic. Dar nu poți să ignori grupul de email-uri Acționabile pe care le-ai organizat. Problema legată de folosirea computerelor ca și instrumente pentru remindere este sindromul: “ce nu văd, nu există”. Dacă nu le revizuiești regulat, ele vor începe să se adune în mintea ta, creând și mai multă evitare și sentimente negative. Oamenii își lasă email-urile în Inbox din același motiv pentru care își lasă lucruri înșirate pe birou gândindu-se: ,,Dacă îl văd nu am cum să îl pierd sau să uit de el”. Bineînțeles că aparent acest obicei de a vizualiza este sabotat de către volumul și ambiguitatea informației legate de acel reminder. A creat confuzie în loc de claritate. Este mult mai ușor să îți evaluezi volumul muncii prin email-uri acționabile organizate într-un singur loc. Dar este necesar să dobândești bunul obicei de a le verifica în mod regulat pentru a te simți OK în legătură cu ceea ce nu faci cu ele în acel moment.

Toate acestea au nevoie de timp și energie mentală. Să pretinzi că poți să ții email-urile sub control fără a le dedica resursele personale necesare va duce la frustrare și stres. Aceste practici te ajută să faci procesul cât de eficient posibil, dar libertatea ce vine din obținerea controlului asupra email-urilor încă nu este disponibilă. După cum oamenii au învățat să accepte timpul petrecut în a face naveta ca preț plătit pentru a trăi și a munci acolo unde doresc, trebuie să învețe să își aloce timp și energie pentru a se ocupa de email-uri în viața lor profesională, dar și cea personală .

 

Abordări personalizate

După cum programele software pentru organizarea personală au evoluat, atât în ceea ce privește desktop-ul standard precum și multitudinea de mici aplicații ce pot fi descărcte, posibilitățile legate de modul în care să îți organizezi email-ul sunt nenumărate. Email-urile pot fi codate, colorate și automat îndosariate. Acestea pot fi sortate în funcție de importanța expeditorilor. Pot fi planificate pentru a fi recitite mai târziu. Pot fi modificate și transformate în task-uri și funcții pentru organizarea sarcinilor în alte părți ale software-ului.

Dacă vei seta și te vei obișnui cu un sistem bazat pe un singur folder pentru email-urile acționabile, este posibil să îți fie folositoare câteva subcategorii specializate. “De citit/De revizuit” poate fi numele unui folder pentrul tipul FYI de email-uri (deși varianta printată a celor mai lungi este mult mai ușor de citit). “De tipărit” poate fi o denumire de folder folositoare dacă nu te afli în mod regulat lângă o imprimantă. Unele persoane consideră că este foarte folositor să își ia la dispoziție o perioadă de timp pentru a edita subiectele la email- urile stocate tocmai pentru a ști mai târziu ce tip de acțiune implică.

Cele mai bune practici

Dar indiferent de maniera în care le abordezi sau cât de cool și unice sunt caracteristicile sau trucurile pe care le explorezi sau pe care chiar le-ai integrat ca funcții interne ale sistemului tău, tot trebuie urmate principiile de bază ale unei bune organizări a fluxului muncii pentru a promova controlul relaxat al ,,fiarei”:

Păstrează Email-urile Acționabile și cele Neacționabile în locuri diferite. Este mult prea complex și stresant pentru creierul tău să le re-sorteze de fiecare dată când se uită la ele. Pentru aceasta un sistem funcționează mult mai bine decât mintea ta. Email-uri aranjate în foldere cu materiale de referință, dar care sunt de fapt acționabile provoacă anxietate; email-urile ce se află în inbox, dar care pot fi considerate materiale de referință, îți vor distrage concentrarea. Deoarece majoritatea oamenilor nu au un sistem specializat care să le reamintească acțiunile ce trebuie efectuate, ei încearcă să facă din folderele de referință un astfel de sistem și bineînțeles acesta nu funcționează niciodată în realitate. Dacă email-

urile acționabile și referințele sunt separate, aceasta oferă o libertate și o ușurință mai mare de a stoca materiale de referință oricând și oricâte dorim. Pur și simplu se vor transforma într-o “bibliotecă”.

Păstrează sistemul curat. Rezidurile par să se înmulțească singure, dar niciodată nu se autodistrug. Șterge pentru început tot ceea ce se poate, iar apoi triază în mod regulat folderele cu materiale de referință, informațiile stocate pot să nu mai fie de actualitate sau să nu mai ai nevoie de ele.

Revizuiește email-urile. La fel ca orice sistem reminder pentru acțiuni, dacă nu revizuiești și nu reevaluezi reminderele acțiunilor pe care ai putea să le realizezi, mintea ta va lua înapoi vechiul obicei; iar ea nu o realizează foarte bine. Apoi vei evita să te mai uiți în sistemul tău și nici nu vei avea încredere în ceea ce faci datorită acordurilor ascunse pe care le ai cu tine însuți și pe care ai neglijat să le renegociezi.

Fii rapid în utilizarea tastaturii. Am fi neglijenți dacă nu ți-am aminti de una dintre cele mai importante componente în organizarea email-ului – cât de repede tastezi și cât de eficient ești în folosirea comenzilor rapide. Nu doar că ritmul lent de tastare este ineficient, dar acesta va crea și o rezistență în abordarea email-urilor ce va compromite toate intențiile bune pe care le ai pentru a le controla. Dacă nu reușești să scrii cel puțin 50 de cuvinte pe minut, poți să ajungi acolo prin utilizarea unei aplicații pentru a învăța să tastezi și abia apoi vei observa diferența.

Îți recomandăm să folosești cea mai simplă abordare pe care o poți stăpâni, folosindu-te de cele mai bune practici, în mod special dacă ești la începutul demersului tău de a deține controlul asupra acestei zone. Dacă ești relativ mai sofisticat în organizarea email-urilor, iar abordarea unor proceduri mai complexe ți-a ușurat munca, aceasta este minunat. Totuși provocarea este să menții totul la curent, complet și constant – fără să te folosești de mai mult timp și efort, dacă reușești să faci asta, vei simți că a meritat toată implicarea ta. Procesul tău trebuie să fie foarte simplu și aproape automat în așa fel încât să îl urmezi chiar și atunci când nu ai dispoziția necesară să o faci.

Email-urile, ca orice alt instrument important, pot fi o binecuvântare sau un blestem. Iar dacă email-ul este parte a job-ului tău, va trebui să investești tot ce trebuie pentru a putea să îl folosești eficient și înțelept. Este un mare amplificator al productivității, dar când îți scapă de sub control devine un puternic hazard ocupațional.

Photo:Shutterstock/VioletKaipa
David Allen is a productivity consultant who is best known as the creator of the time management method known as „Getting Things Done”.