Selectează o Pagină

Am asistat, copil fiind, la multe scene „dramatice” în care părinții mei căutau cu disperare unele documente de care aveau nevoie- gen acte de proprietate, diplome, certificate de nastere si uneori chiar pasapoartele erau de negăsit. Aveam un sertar într-un dulap unde ar fi trebuit sa fie locul lor ( bănuiesc asta pentru ca de acolo incepeau căutarile, de cele mai multe ori contra timp)insa erau in acel loc si tot felul de alte lucruri cum ar fi poze, bani etc. Fară a auzi de Getting Things Done si de necesitatea unui Sistem General de Arhivare, după ce am început să adun documente personale (diplome, foi matricole, certificat casătorie etc) și pornind de la sechelele copilăriei, am creat un biblioraft în care aveam toate documentele familiei în folii etichetate. Am bănuit că așa ar fi normal, deși am aflat de la unii participanți la trainingurile GTD ca mulți au probleme în a găsi unele documente la un moment dat.

Implementatând GTD mi s-a părut oarecum exagerat să fac, așa cum sugerează David Allen, câte un dosar separat chiar dacă e vorba de o singura hîrtie.

Mult timp am amânat acest aspect al GTD, mai ales ca in Europa nu am găsit dosare in genul celor sugerate (manilla folders 3 way cut), in România nu am gasit decat dosare suspendate care, pe langa faptul ca sunt destul de scumpe (in USA 100 de dosare manilla costa 20$), David Allen e chiar vehement impotriva lor. În fine, la un moment dat am găsit un dulap metalic ce parea potrivit (IKEA) si, chiar daca era destinat dosarelor suspendate, am început sa arhivez tot ceea ce reprezenta Materiale de Referință, folosind un etichetator Brother (achizitionat cu greu din Suedia – acum se gasesc si la Lidl in România si costa vreo 80 RON).

Pentru mult timp nu am identificat o valoare neapărat justificată a acestui Sistem General de Arhivare a documentelor si materialelor de referință…E adevărat că nu am mai pierdut documente importante și am început să am o imagine de ansamblu asupra lucrurilor cumpărate ce încă mai erau în garantie pentru a fi reparate înainte de a expira garanția.

Asta până când, la inceputul anului 2014, am primit în poștă o notificare în care sunt anunțat că îmi va fi pus sechestru pe conturi întrucât figurez în evidența celor de la primărie cu datorii – amenzi neplătite. Știu că am o amendă de circulație pe care refuz sa o plătesc, nici nu am semnat procesul verbal și bănuiam ca despre aceasta e vorba dar nu era așa. Am cerut sa mi se transmită detaliile și am primit câteva numere de procese verbale…unele vechi de 3 ani. Am mers în al doilea sertar al Sistemului General de Arhivare la litera P unde aveam un dosar etichetat PV – și am găsit acolo acele procese verbale – cu mențiunea ca sunt achitate. Urma să găsesc chitanțele care erau intr-un dosar separat etichetat Poliție (deși poate ar fi mai bine sa îl re-etichetez Chitanțe Politie). Trimit copiile scanate și doamna îmi răspunde că a șters aceste datorii din baza de date.

Mă anunță că între timp a mai apărut o amenda de la ANAF. Era vorba de un impozit la un contract de închiriere- declarat la finanțe, plătit impozitul online, depus declarație actualizare curs dar, pentru ca am întârziat, doamna de la ghișseu mi-a spus atunci că mă amendează, amendă ce am platit-o pe loc. Am mers din nou la Sistemul General de Arhivare și la F am căutat în dosarul Finante CJ unde am găsit chitanța respectivă. Bineînteles ca CNP-ul era greșit însă era corect numărul procesului verbal si numele.

Sunt doar doua exemple prin care aș vrea să subliniez importanța utilizării unui Sistem General de Arhivare a materialelor de referință- cel putin în aceste cazuri am economisit bani. În utilizarea GTD el devine o componentă destul de importantă, mai ales pe termen lung când volumul de materiale crește. Probabil ca există si alte variante prin care acest tip de informații poate fi păstrat.

 

În momentul de fața încerc sa migrez către un sistem de arhivare paperless – complet electronic, folosind scanerul ScanSnap integrat cu Evernote (subiectul unui post separat).

 

Dacă dorești să încerci să implementezi un astfel de sistem de arhivare (integrat sau nu intr-un sistem GTD), găsești instrucțiuni mai detaliate in acest articol link.

Photo: GTD